ご依頼の背景

業務量が拡大する中、営業サポートチームにおける派遣社員の活用・育成や業務の属人化についてお悩みだった大手メーカーX社様。業務の効率化を目指し、システムの導入と同時に一部業務の外注化を検討される中で、業務整理についてのご依頼をいただきました。

クライアント企業様の課題

日々の業務に追われ、抜本的改善に着手できず

業務量が拡大をつづける中、数年前から業務フローの効率化や体制整備の必要性は認識されていましたが、日々の業務に追われ抜本的な業務改善までは着手できず。以前からの組織・業務プロセスのまま、日々やりくりする状態がつづいていました。

派遣社員についても日々悩みが

そのやりくりの方法の一つとして、各事業所に派遣社員の大幅増員を実施。しかし派遣社員は業務範囲が限られ、また離職時には新たな人材に対して各事業所で都度教育・研修が必要となる等現場社員の新たな負担も生じたことから、残業過多や休日勤務といった労務上の問題は解消されないまま。しかも事業所により日々の業務量が異なるため、派遣社員の業務量に大きな差が生じてしまっていました。

業務が属人化し、業務継続に不安

さらに各事業所での業務はマニュアル化されておらず属人化しており、組織的な後継者育成ができていない状態に。業務によっては、主担当者が退職すると業務継続に問題が生じるのではという不安も生じていました。

行った改善と、結果

業務効率化・一部業務外注化をご提案。業務継続性も担保

まず現在の業務フローを丁寧にヒアリング。外注可能な業務と、社員にしかできない複雑・内的な業務の切り分けを行いました。そして外注可能な業務についてはシステムの活用により一元化し、各事業所に散らばっていた業務を一括管理できる仕組みを構築。業務の見える化と効率化を同時に実現し、業務継続に関する不安も低減しました。

また業務内容については、スーパーバイザーが最初に習得した後、私たちの社内に担当できる人材を育成。業務拡大時に都度必要となっていた現場社員による研修等が不要となり、機動的な対応を可能としました。

担当した業務内容

・営業事務
・顧客情報入力作業
・帳票作成
・フロー整理とシステム導入
・マニュアル作成